Qualsevol persona pot fer propostes, inclós el jurat, però els candidats no poden saber que ho són. Només es pot presentar un candidat o candidata al Memorial Joan XXIII i una entitat candidata a la Menció de Reconeixement Frederic Roda. En el cas del memorial, el candidat o candidata ha de ser una persona viva.
La proposta ha de ser tramesa via formulari en línia i el rebrà la Secretaria de la Universitat Internacional de la Pau. La proposta ha d’anar acompanyada d’un argumentari que en justifiqui els motius (excloent) de 150 paraules com a mínim. La Unipau no fa públics els noms dels proposats.
El jurat està format per deu membres. La Unipau vetlla per la diversitat de la seva composició. Tres d’ells són nomenats per les següents entitats: Justícia i Pau, Fundació per la Pau i el Centre Delàs d’Estudis per la Pau. Els set restants són proposats per la Unipau.
El jurat delibera a partir de les propostes efectuades en temps i forma i acorda l’atorgament del Memorial Joan XXIII i de la Menció de Reconeixement Frederic Roda, aquest s’atorga a una entitat que s’hagi significat a favor de la pau. Les persones que formin part del jurat també poden presentar candidats i/o candidates. El mateix dia es fan públics els noms de la persona i l’entitat escollida.