La proposta ha de ser tramesa via formulari en línia i el rebrà la Secretaria de la Universitat Internacional de la Pau. La proposta ha d’anar acompanyada d’un argumentari que en justifiqui els motius. La data màxima per al seu lliurament és el 23 de novembre. La Unipau no fa públics els noms dels proposats.
El jurat està format per deu membres. La Unipau vetlla per la diversitat de la seva composició. Tres d’ells són nomenats per les següents entitats: Justícia i Pau, Fundació per la Pau i el Centre Delàs d’Estudis per la Pau. Els set restants són proposats per la Unipau.
El jurat delibera a partir de les propostes efectuades en temps i forma i acorda l’atorgament del Memorial Joan XXIII i de la Menció de Reconeixement Frederic Roda, aquest s’atorga a una entitat que s’hagi significat a favor de la pau. Les persones que formin part del jurat no poden presentar candidats i/o candidates. El mateix dia es fan públics els noms de la persona i l’entitat escollida.